Organizar un evento para empresas extranjeras

Si algo he aprendido a lo largo de mi vida como organizadora de evento, es que cada evento es un mundo. ¿Por qué? Pues porque cada cliente lo es. Siempre pongo de ejemplo lo que me ocurrió en una ocasión con una empresa de la India. Un país que en los últimos años ha crecido mucho y que se ha convertido en un gran mercado. Yo estaba tan feliz porque había conseguido varios alimentos para hacer un catering después de la presentación. Pues bien, por no enterarme bien de sus costumbres metí la pata con mayúsculas.

Resulta que el Islam y el judaísmo consideran a la sangre animal como un alimento tabú. En muchos países tampoco se suele consumir la sangre por razones de salud pública. Pues a mí se me ocurrió poner morcilla, algo tan natural de Castilla y de la zona de Burgos, que incluso triunfa entre los británicos, pero cuando preguntaron de qué estaba hecho y dije que de sangre, casi salen corriendo. Madre mía que manera de liarla parda. Desde ese día aprendí que antes de organizar cualquier tipo de evento para una empresa de otro país me iba a enterar de todo lo que conlleva su cultura gastronómica y social.

Es como si vas a Japón, y aunque el consumo de delfín se encuentra prohibido en varios países de América y Europa, en el país del sol naciente todavía existen muchos restaurantes y supermercados donde se vende la carne de este animal. Eso sí, los ecologistas y animalistas siguen luchando en contra de ello.

Estudiar el perfil

Por eso, hay q tener en cuenta el target al que queremos impactar, de esto va a depender el nivel de invitados que tendremos en cuenta al momento de hacer la convocatoria. Es muy importante coordinar correctamente dos elementos básicos que son bien valorados: la invitación y la acreditación. Y sobre estos dos particulares podríamos ampliar mucho más. Otros aspectos relacionados con los participantes, refieren a tener en cuenta si todos participan de las actividades, si hay demasiada dispersión en la edad, y tener presente siempre a las minorías y cómo les impacta el lugar (accesibilidad, clima, sonido), las actividades y el menú. Vamos tener todo en cuenta.

Otra cuestión de vital importancia es conocer las leyes de aquel país. Por eso, si tengo que recomendar algo es que se contraté a este traductor jurado. En esta página puedes encontrar grandes profesionales que dominan distintos idiomas. El se tiene que preocupar de traducir todos los documentos para que posteriormente no haya ningún problema. Un ejemplo muy común es el del IVA, ya que cuando una empresa extranjera fuera de la UE quiera hacer sus convenciones en España, no se podrán deducir el impuesto, mientras que otros países sí. Esos son aspectos que hay que tener en cuenta.

Hay que analizarlo todo bien antes de ponerse a organizar un evento para empresa extranjeras. Son culturas diferentes, mentalidades muy distantes y si no quieres meter la pata hay que controlar todos los aspectos. Por lo demás, hay una cosa que no cambia, la sonrisa.