Hace un año que terminé la carrera. No sé si a ti te pasó lo mismo, pero yo tenía mil ideas en la cabeza. Quería celebrarlo a lo grande, mostrar lo que había aprendido, invitar a gente, hacer contactos… algo que fuera bonito, especial, distinto.
Entonces se me ocurrió montar un pequeño evento por mi cuenta. Un poco de exposición, algo de catering, algunas actividades. Me hacía ilusión y pensé y pensé que, con mis conocimientos, no podría salir nada mal. Bueno. Ahora sé que sí que podía salir todo mal.
Elegí un local bonito pero complicado
Después de ver varios sitios, me enamoré de un local precioso en el centro de mi ciudad. Era una tienda de ropa que por las tardes se alquilaba para cosas así. Tenía buena luz, buen sitio, y no era muy caro. Lo reservé enseguida sin pensar mucho más.
No era una sala de eventos como tal, sino más bien un espacio multiusos. En teoría, se podía usar para eventos pequeños. Pero ahora entiendo que “en teoría” no es lo mismo que “legalmente todo está en regla”.
Empezaron los líos
Al principio, todo parecía ir bien. Pero a medida que se acercaba el día, empezaron los problemas. El primero fue con el aforo. Yo pensaba que podrían venir unas 60 personas sin problema, pero luego me dijeron que ese local tenía un aforo máximo de 30.
Después surgieron dudas sobre si podía servir comida allí. Yo había contratado un catering súper majo, pero resulta que no se podían manipular alimentos en el local. Nada de cocinas, ni mesas de preparación. Tampoco podían enchufar nada caliente.
Una locura.
Me pidieron papeles que no tenía
Una semana antes del evento, recibí un aviso del ayuntamiento. Parece que algún vecino había avisado de que estaban organizando algo en el local y no había licencia para ello. Me pidieron una cosa que se llamaba proyecto de actividad. Ni idea de lo que era eso.
Me sentí súper perdida. Me puse a buscar en internet y lo único que encontraba eran cosas muy técnicas que no entendía. Lo que necesitaban era un documento que justificara que el espacio era apto para ese tipo de evento. Y eso solo lo puede hacer un arquitecto técnico o similar.
Pero ya era tarde.
El evento se celebró… a medias
Intenté salvarlo como pude. Cancelé el catering, reduje la lista de invitados, y avisé a todo el mundo de que no sabía si finalmente nos dejarían hacerlo. Al final, vino muy poca gente, y aunque no pasó nada grave, la policía local sí se pasó por allí para comprobar todo.
Fue un estrés total. Nada salió como esperaba. Me gasté dinero en cosas que luego no pude usar, y encima me sentí fatal porque había montado algo que no estaba bien organizado del todo. Yo solo quería celebrar algo bonito, y acabé llorando en casa.
Lo que aprendí (a la fuerza)
Después de aquello, me puse a investigar bien. Quería entender qué había hecho mal, qué me faltó, y por qué tantas cosas fueron tan complicadas. Y descubrí que todo habría sido mucho más fácil si desde el principio hubiera contactado con un arquitecto técnico.
Sí, suena muy serio. Pero es que es necesario. Especialmente si vas a organizar algo en un espacio que no está preparado 100% para eventos. Y más aún si hay público, comida, música o cualquier actividad pública.
Lo que hace un arquitecto técnico cuando organizas un evento
Ahora sé que este tipo de profesionales no solo hacen planos y reformas. Como me explicaron más tarde desde el estudio de arquitectura técnica de Fernando Antón, un arquitecto no solo da ideas y construye. Un arquitecto técnico también se encarga de que todo esté bien a nivel legal, de seguridad, y que se cumplan todas las normas.
Te resumo lo que podrían haber hecho por mí (y por ti, si algún día te animas a hacer algo así):
Revisión del local
Lo primero que te dicen es si ese sitio es apto o no. Si cumple las condiciones mínimas, si tiene buena ventilación, si se puede usar para el tipo de evento que tienes en mente. Yo eso no lo comprobé. Me dejé llevar por lo bonito que era.
Proyecto de actividad
Esto es un documento que hay que presentar en muchos casos, sobre todo si se va a usar un espacio para algo distinto a su uso habitual. Es decir, si una tienda se va a usar para un taller, una charla o un evento con música, necesitas que todo eso esté registrado y autorizado.
El arquitecto técnico redacta ese proyecto con todo lo que hace falta: plano del local, condiciones de seguridad, instalaciones, salidas de emergencia… Un lío que tú sola no puedes hacer.
Licencias y permisos
Otra cosa que no tenía ni idea: muchas actividades requieren una licencia de actividad o comunicación previa al ayuntamiento. No es solo llegar y montar. Si no tienes eso, te pueden multar, y te pueden cerrar el evento en mitad del día. Como casi me pasa a mí.
Ellos se encargan de tramitarlo todo: desde saber qué tipo de licencia necesitas, hasta presentar los papeles, pagar tasas si hace falta y seguir el estado del trámite.
Aforo, seguridad, accesibilidad
Yo invité a demasiada gente. No había pensado en salidas de emergencia, ni en si había baños accesibles. Todo eso lo revisan ellos. Calculan el aforo permitido, miran si el local cumple las normas de accesibilidad, si hay rutas de evacuación claras… cosas muy importantes que yo pasé por alto.
Asesoramiento técnico
Te ayudan a tomar decisiones realistas. Por ejemplo, yo quería poner luces, música, proyectores… pero ni sabía si podía enchufarlo todo ni si la instalación eléctrica lo aguantaba. Un arquitecto técnico lo revisa y te dice si puedes hacerlo o no, y cómo hacerlo bien.
Coordinación con otros profesionales
Si tienes que poner estructuras, decorar, montar tarimas o cualquier instalación temporal, también es importante que esté bien hecha. Ellos pueden coordinar eso con otros técnicos, o darte indicaciones claras para que no haya sustos.
También trabajan en reformas, rehabilitaciones y certificados
Después de esta experiencia, descubrí que el estudio de arquitectura que contacté más tarde, liderado por Fernando Antón, también se dedicaba a otras muchas cosas que pueden venir muy bien. Por si algún día vuelvo a organizar algo, o si monto un negocio propio.
Por ejemplo:
- Proyectos de reforma: Si alquilas un local y quieres adaptarlo a algo nuevo, hacen todo el proyecto de reforma y lo tramitan contigo. Desde tirar tabiques hasta mejorar la eficiencia energética. Y, lo más importante: que todo sea legal y cumpla la normativa.
- Rehabilitación de edificios: Si el sitio que quieres usar está en un edificio antiguo (como el mío), es clave que alguien revise el estado del inmueble. Ellos hacen proyectos de rehabilitación y dirección de obras para que todo sea seguro.
- Informes y certificados: Hay veces que el ayuntamiento o el propietario te piden informes técnicos, certificados de solidez, de accesibilidad, etc. Si no los tienes, no puedes abrir. Ellos se encargan de hacerlos con total validez.
Lo que me habría ahorrado con un arquitecto técnico
Después de pasar por todo eso, te resumo lo que me habría evitado si hubiera contado con un profesional desde el primer momento:
- No habría alquilado un local que no cumplía con la normativa.
- Habría sabido cuántas personas podía invitar desde el principio.
- Habría tramitado la licencia a tiempo.
- No me habrían pedido documentación que no tenía.
- No habría perdido dinero en catering, decoración e instalaciones que no pude usar.
- Me habría evitado un susto con la policía local.
- Y, sobre todo, habría disfrutado del evento.
No improvises
Si estás pensando en organizar algo en un espacio no convencional (una galería, un coworking, una tienda…), no improvises. No te fíes de lo que dice el dueño del local. Infórmate bien, y sobre todo, pide ayuda a un arquitecto técnico.
No es solo para cosas grandes. Hay estudios que te asesoran de forma cercana y adaptada a lo que tú necesitas. No hace falta que sea algo carísimo. De hecho, puede ahorrarte un montón de dinero, de tiempo y de disgustos.
Yo, si vuelvo a montar algo, lo tengo clarísimo: no doy ni un paso sin hablar antes con alguien que sepa de verdad lo que se puede y no se puede hacer.
¿Y si quiero montar mi propio local?
Pues exactamente lo mismo. Si algún día abro mi propio espacio para eventos, o una tienda, o un estudio, sé que necesito ayuda desde el minuto uno. Porque abrir un negocio no es solo poner muebles bonitos. Hay mil cosas detrás que no se ven, y que solo un arquitecto técnico puede controlar.
Desde la licencia de apertura, hasta el proyecto de actividad, pasando por reformas, informes, certificados… todo eso hay que tenerlo en regla si quieres dormir tranquila.
Por favor, que no te pase lo mismo
Este artículo no lo escribo para quejarme. Lo escribo porque me habría encantado que alguien me contara esto antes de lanzarme a organizar algo por mi cuenta. Porque la ilusión no basta, y porque no merece la pena pasar por lo que pasé solo por no haber pedido ayuda a tiempo.
Si tú estás en esa situación, de verdad, habla con alguien profesional. No te fíes de lo que parece fácil. La parte bonita del evento no vale de nada si detrás hay un caos legal, técnico y organizativo.
Yo aprendí a la fuerza. Tú puedes aprender a tiempo.
