Lo que tienes que hacer para organizar un evento

Te vamos a dar una serie de recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento. Y es que aunque parezca fácil no lo es. Ya sea una boda, una fiesta, un torneo, una entrega de premios o cualquier evento, hay que trabajar duro porque detrás de todo hay mucho trabajo. Cuando organizas algo así, la gente siempre se queda con los detalles, así que si no quieres ser recordado como ‘la peor fiesta jamás organizada’ toma nota.

Lo primero que te queremos recomendar es que seas innovador. Fiestas hay muchas, por lo tanto, para que quede en el recuerdo lo que tienes que hacer es ser creativo.  Cualquier cosa puede marcar la diferencia. Por ejemplo, recibir a todo el mundo o despedirle con un pequeño detalle de bienvenida. Una idea que se está poniendo de forma es entregar un paquete con algún regalo, una forma de llegar al invitado que nos recomiendan desde la empresa Mimo Pack. Un estuche de bebida, con algún producto de alimentación o cualquier cosa.

Haz un networking

Eso sí, para hacer estos regalos hay que conocer al público. Para ello tenemos que adaptar nuestro mensaje y el contenido del evento a ellos. Tienes que darles una experiencia que les aporte algo. Incluso si quieres hacer un turno de preguntas para los invitados. Aunque la mejor forma de conocer a la gente es realizando un networking. El objetivo es ayudar a interactuar y conocerse. Siempre es difícil «romper el hielo» y conocer a nuevas personas, por eso de esta forma se puede hacer muy bien.

A veces en la vida hay que unirse a los  mejores. Por eso, si no tienes mucha experiencia en estas lides lo mejor es que te apoyes en profesionales. Tienes que asociarte para lograr un mejor rendimiento.

Cuenta con medios técnicos

Ahora mismo para sorprender en una fiesta lo que tienes que hacer es apoyarte en los medios técnicos. Para ello tendrás que poner Wifi en todas las instalaciones y lograr sorprender con mensajes al móvil o con la proyección de imágenes. La idea es hacer del evento algo dinámico. En cuanto haya un proyecto en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible. No olvides de incluir versiones para PC, móviles y tabletas y que se actualice a menudo. Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición. Y sobre todo, aprovecha las redes sociales para darte a conocer y para ir contando lo que ocurre en el evento en el momento.

No olvides de grabar vídeos con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento. Puedes luego enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido. Seguro que querrán estar en la próxima cita que organices.

Cuando todo termine, piensa ya en el siguiente evento. Para ello tienes que realizar un seguimiento después del evento; la retroalimentación es vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos.

Lo que no debes hacer cuando organices un evento

Te acabamos de contar lo que tienes que hacer para organizar un evento. Pero ahora te vamos a decir lo contrario, lo que no tienes que hacer. Toma nota porque la línea delgada entre el éxito y el fracaso en la organización de eventos es muy fina.

• Por ejemplo, no cobres a los invitados por el acceso a Internet, el parking o el almuerzo, ya que estas cargas adicionales son muy irritantes.
• No te pases hablando de tu evento  y de sus bondades. Ya sabes que lo mucho también cansa. Puede acabar ocurriendo que los invitados no quieran ir solo por lo pesado que has sido. Por cierto, no improvises el día del evento; casi nadie te lo agradecerá. Y lo que puede ocurrir es que acabes haciendo el ridículo.
• No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas sostenibles; su participación activa es muy importante. Y si puedes organizar algo solidario, también es buena idea.

Para que un evento salga bien, hay que contar con buenos profesionales. En ocasiones se quiere solo contar con voluntarios y eso hace que las cosas no salgan como tienen que hacerlo. Es bueno invertir dinero en mano de obra cualificada, para que no se falle en detalles claves.

Igual que es bueno dar un detalle, no es nada bueno sobrecargarle con papeles, información impresa o bolsas.

Ahora ya tienes lo bueno y lo malo de una organización de un evento. El éxito está en tus manos si quieres. ¿Te ves capacitado?