Seguro que has comprobado en tu propia persona como para mover hasta un mueble de tu casa necesitas un papel. Es una exageración pero que muestra la realidad de lo que hoy es la burocracia. Y es que no se puede hacer nada sin pedir permiso a las administraciones. Y claro, la organización de eventos no iba a ser menos. Por eso, cuando acudas a uno ten en cuenta todo lo que supone una organización así. Nosotros vamos a mirarlo hoy desde el punto de vista legal, por eso nos ponemos en contacto con la asesoría Martín Laucirica para que nos informen sobre ello.
En primer lugar, hay que ser honesto y reconocer que no cualquier persona puede llevar a cavo la organización de un evento. Se necesitan conocimientos de protocolo, del mercado de proveedores, métodos organizativos, una mente organizada y una buena formación que de seguridad en lo que se realiza. Y es que ya se sabe que el desconocimiento de la Ley nos exime de su cumplimiento y esto no se hace solo con documentación y con la póliza de seguro de responsabilidad civil, se requieren acciones específicas para ello.
Una de las responsabilidades que tenemos que afrontar es la Administrativa. Por ejemplo la infracción del reglamento, sanción económica (sobre trabajadores propios, sobre terceros y sobre los recargos de las prestaciones a la Seguridad Social si hubiera un accidente laboral con lesión y baja). No asegurable con Seguro de Responsabilidad Civil. Sus consecuencias, además de las económicas, conllevan la paralización de los trabajos, y servir como base para una futura Responsabilidad Penal.
Riesgos financieros
Por otro lado, si tu evento involucra riesgos financieros razonables, es decir que vas a meter mucho dinero en el proyecto, puede ser apropiado establecer una Sociedad Limitada. Este tipo de organización tiene una identidad legal separada de sus miembros y puede, por ejemplo, recibir dinero, celebrar contratos y ser demandado por derecho propio.
Fiscalidad
No existe una definición de “evento” en la legislación fiscal española pero una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Luxemburgo explica que existe una prestación única, cuando dos o varios elementos, el sujeto pasivo (la agencia) realiza para el cliente, se encuentran tan estrechamente ligados que, objetivamente, forman una sola prestación económica, indisociable, cuyo desglose resultaría artificial. Según las consultas vinculantes a la Agencia Tributaria, esta nueva forma de facturar los servicios de organización de eventos corporativos que tienen un fuerte carácter empresarial, se hará bajo el régimen general y por lo tanto, se aplicará la ley de localización del destinatario e inversión del sujeto pasivo. Esto se debe aplicar analizando caso a caso la situación de cada cliente y evento organizado.
Una sociedad de responsabilidad limitada ha nombrado directores cuya responsabilidad financiera está limitada por garantía, generalmente una suma nominal de una cuantía determinada o por acciones del nivel de capital social comprometido por los directores.
Protección de datos
Además, en los últimos tiempos se ha puesto muy de moda eso de la protección de datos. Mucho ojo con ello. En la organización de eventos siempre se manejan listados, por eso hay que tener mucho cuidado. Vamos a tener nombre y apellidos, dirección y algún medio de contacto, bien el teléfono móvil o bien el correo electrónico. Además de los datos de identificación y necesarios para realizar la facturación de la persona que te contrate, etc. Ahora todo se rige por el Real Decreto-ley 5/2018, de 27 de julio, de medidas urgentes para la adaptación del Derecho español a la normativa de la Unión Europea en materia de protección de datos.
El responsable del tratamiento (persona que recabe los datos personales) está obligado a comunicar a los interesados que le vayan a ceder datos. La segunda novedad de la ley es que el consentimiento tácito o por omisión desaparece y ya no se considera válido. A partir de hace unos meses, el consentimiento que obtengamos de los interesados que nos cedan sus datos debe de ser un consentimiento expreso. Para que el consentimiento se considere expreso debe de cumplir con una serie de requisitos, entre los que entran ser libre,específico e informado.
Copyright
Por último, no olvides el copyright. Si estás encargando algún trabajo creativo como parte del evento, por ejemplo, un nuevo espectáculo, fotografía, diseño de impresión, sitio web, etc., asegúrate de aceptar por escrito los derechos de cualquier uso futuro. Así nadie te robará la idea. Aunque como te decimos, si vas asesorado por profesionales todo irá mejor.
Con todo ello, los objetivos principales de este artículo es el de garantizar la seguridad de todos los participantes, ya sean cliente, empresa organizadora, espacio, técnicos, montadores, público asistente, etc., durante todas las fases del evento (montaje, desarrollo y desmontaje), incrementar la protección disminuyendo riesgos conforme a la Normativa Vigente, y minimizar las responsabilidades derivadas.
