Organizar un evento a gran escala siempre requiere de un gran número de condicionantes que se han de cumplir en su totalidad para que todo fluya. En ocasiones, un simple concierto puede llegar a ser mucho más complicado de producir que todo un evento que dure varios días y es que, en función del artista en cuestión, tendremos más o menos trabas. Además, con el paso de los años, las normativas han ido cambiando y evolucionando a los nuevos tiempos, por lo que hoy en día se exigen un gran número de documentos y especificaciones que, si bien es cierto que contribuyen, sobre todo, en la seguridad de los asistentes en general, la realidad es que pueden llegar a incrementar el puesto en miles de euros. Por ello, para que conozcáis mejor como podemos organizar un evento a gran escala, como un concierto, a continuación, os daremos algunas de las claves más importantes que debéis de tener en cuenta.
Organizar un gran evento no es una tarea fácil, ni siquiera algo que puedan llevar a cabo productores novatos y es que requiere de un gran número de personal y de varias vías de trabajo que han de funcionar de forma simultánea para que, al final, todo confluya en éxito. Si partimos de la base de que ya tenemos cerrado el contrato con el artista y que ya conocemos sus listas de necesidades, es el momento de comenzar con los requisitos que tenemos que cumplir con las administraciones. A este campo le dedicaremos una de las vías de trabajo ya que se alargará en el tiempo y requiere de personal encargado en exclusiva de ello. Sus funciones serán la de hacer cumplir la ley de espectáculos públicos y actividades recreativas, el contrato de alquiler del espacio escogido para celebrar el concierto (a él le debemos de prestar atención puesto que puede incluir cláusulas que nos impongan a una empresa de seguridad en concreto, nos limiten el uso de las barras, así como el del aforo o impongan una compañía para la limpieza), tener al día los permisos municipales, poner en prealerta a los servicios de emergencia (bomberos, Policía Local, Cuerpo Nacional de Policía, SAMUR, Protección Civil…), contratar a la seguridad privada… Estos son puntos que parecen obvios pero son fundamentales y cuentan con una gran partida económica puesto que, sin ir más lejos, durante la actuación de Ricky Martin en el palacio de los deportes de Madrid se contó con 105 personas «entre vigilantes y auxiliares de seguridad coordinados con la Policía Nacional y Municipal», para un público de menos de 10.000 espectadores. Una media de un efectivo de seguridad por cada 100 espectadores. Además, se ha de elaborar los planes de seguridad, de autoprotección, de emergencias y el plan de evacuación. También es fundamentar tener contratado, como mínimo, un seguro de Responsabilidad Civil, aunque son también interesantes los seguros de cancelación y es recomendable firmar uno de contenido.
Una segunda vía de trabajo se ha de dedicar a buscar la viabilidad económica del proyecto y es que esta es la parte fundamental del negocio. Una empresa no es una ONG, por lo que su finalidad es la de ganar dinero creando eventos y este es uno de esos casos. Si bien es cierto que la venta de localidades es una de las fuentes de ingreso, tendremos que buscar más para poder sufragar todos los gastos y conseguir beneficios. Para ello, Inforges es nuestro mejor aliado ya que ellos son expertos en la elaboración de planes de comunicación y de marketing y nos ayudarán a elaborar documentos y campañas con las que podamos ir a vender nuestro espectáculo. Además, tratar de realizar una señal de televisión del concierto es fundamental para poder ofrecérsela a alguna cadena y que los patrocinadores del show paguen más por estar en él ya que contarán con presencia en televisión.
La logística, otra de las claves de una buena producción
Cuando se es promotor de un evento, la gente solo se suele acordar de ti cuando falla algo, es por ello por lo que un buen productor siempre tiene que adelantarse a las necesidades que puedan surgir. Para ello, la logística es una de las patas fundamentales de un buen trabajo. Gracias a ella, los artistas siempre estarán atendidos por personal del evento y tendrán todo aquello que necesitan. Los viajes, desplazamientos, carga y descarga del material, montaje y desmontaje… son solo algunos de los elementos que componen la logística en una producción.
