Los torneos deportivos son unos eventos, donde realmente se prueba todo lo practicado y aprendido. Con independencia del público al que se dirige, el torneo hace posible que las personas puedan mejorar las habilidades deportivas, se pongan a prueba los límites y como no, que puedan relacionarse con otros jugadores que en unos casos tendrán cualidades parecidas y en otras no, pero que compartan la motivación necesaria como para jugar y entrenar.
Según el Hotel Mercer Sevilla, en no pocas ocasiones han tenido a gente hospedada, especialmente a directivos de competiciones como torneos de tenis o campeonatos de equipos europeos y españoles de divisiones inferiores y han podido comprobar lo complejo que es organizar este tipo de competiciones. Una buena ocasión para promocionar la ciudad e ingresos, como no, pero donde todo tiene que estar apunto.
En el caso de que hayas organizado en alguna ocasión un torneo, seguro que sabes de lo que hablamos, pero de no ser, así, vamos a contarte que planificar esta clase de eventos necesita de tener controladas muchas cosas.
El caso es que, aunque hay eventos deportivos de diferentes tipos, si que hay algunas cosas similares. Entre todo ello, se encuentra una buena organización. Si conocemos los procedimientos y se aplica de forma adecuada, se podrá llevar a cabo una planificación mucho más eficiente, en la que será posible obtener los resultados que esperamos.
Cómo se organiza un torneo:
Vamos con ello a continuación.
Definir el deporte
Debemos pensar que cada deporte en sí tiene una serie de características en concreto, reglas, números de participantes, etc. Según la popularidad que tenga, va a ser más o menos sencillo dar con el número de jugadores que se necesitan para la organización del torneo.
Por otra parte, también funciona bastante bien la organización de una gymkhana de multideporte, donde los participantes se van adaptando a varios tipos de deportes.
Determinar el perfil de los participantes
En este caso, deben de especificarse el número de jugadores que esperamos que participen en el torneo. Dependiendo del público, se tendrán que adaptar de diferentes formas. Cuanto más claro tengamos la imagen del público objetivo, mayores probabilidades tendremos de que se vaya a inscribir el público o equipo que buscamos y de que el torneo sea un éxito.
Se debe tratar de especificar el tipo de jugadores que se espera que participe en el torneo: ¿Atletas profesionales? ¿Deportistas amateur? En función del público objetivo, tendrá que adaptarse de diferentes maneras.
Elegir el recinto adecuado
Hay que encontrar las instalaciones que mejor puedan adaptarse al deporte que queramos y a los jugadores. Por ejemplo, no es igual la organización de un torneo de pádel para parejas que empiezan que para jugadores que se encuentren federados, pues los primeros pueden jugar en pistas de cemento y los federados juegan en pistas de cristal.
Aunque pueda parecer algo fácil de entender, muchas veces no parece que se tengan en cuenta las diferentes características de los jugadores, por lo que las condiciones van a ser desfavorables, generándose un clima de participantes insatisfechos.
Fijación de plazos
En el momento en que no se tiene experiencia en la forma de organizar un torneo, es posible llegar a tener bastantes problemas sobre las fechas y los plazos. Esto hace que sea bastante importante hacer un calendario con todos los pasos que hay que dar previamente al torneo y durante al mismo, a fin de llevar un seguimiento del mismo.
Esto es fundamental, especialmente cuando unas tareas dependan de otras, por lo que hay que llevar un control y seguimiento.
Nombramiento de responsables
No vale de nada tener el conocimiento para saber cómo se organiza un equipo de trabajo, el cual tenga la responsabilidad de cada área de la planificación y donde se cuente con toda la confianza.
Cada uno de los responsables del área, va a ser el que vele por el cumplimiento de las tareas, lo que hará que tenga que tener una serie de conocimientos. Experiencia y liderazgo, lo bastante como para poder desempeñar un gran papel.
Siempre es bueno que haya responsables y zonas de intervención, pues así evitamos que toda la responsabilidad la tengan solo unos pocos y el rendimiento será mejor a la hora de organizar el torneo.
Presupuestar hasta el más mínimo detalle
Los presupuestos tienen que ser altamente específicos y recogerán todos los datos que deben conocer antes, durante y después del torneo.
Los que se encarguen de la creación de los presupuestos, también tienen que ser los responsables de cada área o una comisión global que trate el tema. Idealmente, hay que contar con varios presupuestos, pues así se podrá elegir entre diferentes opciones y calidades, así como tener algunos proveedores de emergencia si ocurren imprevistos.
Gestionar permisos y seguros
El que no se soliciten los permisos que correspondan o hacerlo tarde quizá puede que derive en que no se celebre el torneo.
Por lo general, se tienen que solicitar los permisos que correspondan a las actividades que se hagan, desde permisos de la federación, o de uso del espacio público, así como las licencias del ayuntamiento. No olvidemos que es fundamental contratar seguros en los casos de emergencia, tanto para médicos como para emergencias, impagos o cancelaciones.
Elegir a los árbitros
Ellos son los que se van a encargar de que las reglas de juego vayan a cumplirse en todos los partidos del torneo, por lo que van a tener la misma calidad que los jugadores que participan en el torneo en cuestión. Esto es normal, pues pensemos que lo raro sería que un árbitro amateur arbitrarse un encuentro entre profesionales.
Diseño de estrategias de comunicación dirigidas al público objetivo
Este tipo de promociones suele durar semanas y los meses antes de la difusión de que se va a celebrar el torneo. Las premisas son claras, cuando no se comunica es que no existe.
Usando los medios de comunicación que funcionan, puede ser un acierto. Para ello debemos centrarnos el llegar al público objetivo, de manera directa, sin que corramos los riesgos de que el mensaje pueda perderse entre tantos impactos publicitarios que se reciben diariamente.
Cuidado del jugador
Algo importante es poder registrar todo lo que esté en relación con los jugadores que vayan a participar en el torneo. Algo que no debe pasar nunca es que no se cuide del participante en el mismo, pues él es el que hace el esfuerzo de acudir al mismo, así como depositar la confianza en tu evento.
